Dalam ekosistem pengadaan barang dan jasa pemerintah, berbagai aktor terlibat untuk memastikan setiap proses berjalan sesuai regulasi, efisien, transparan, dan akuntabel. Salah satu aktor kunci dalam hal ini adalah Pejabat Pengadaan. Peran ini sering kali berada di balik layar, namun memiliki dampak besar terhadap kelancaran dan integritas proses pengadaan.
Meskipun peran Pejabat Pengadaan kerap disamakan dengan PPK (Pejabat Pembuat Komitmen), nyatanya keduanya memiliki fungsi yang berbeda. Pejabat Pengadaan adalah pihak yang ditunjuk secara resmi untuk melaksanakan proses pengadaan langsung atau pengadaan dengan nilai tertentu, dengan tanggung jawab besar yang harus dijalankan secara profesional.
Artikel ini akan membahas secara mendalam mengenai tugas dan tanggung jawab Pejabat Pengadaan, dasar hukumnya, kapasitas yang harus dimiliki, serta risikonya apabila tidak menjalankan tugas dengan benar.
Apa Itu Pejabat Pengadaan?
Sebelum masuk ke Tugas dan Tanggung Jawab Pejabat Pengadaan, kita pahami apa itu Pejabat Pengadaan? Pejabat Pengadaan adalah individu yang ditetapkan oleh Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) atau PPK untuk melaksanakan proses pengadaan barang/jasa tertentu, terutama untuk pengadaan dengan nilai kecil atau sedang. Pejabat ini bukan tim atau unit kerja, melainkan perseorangan yang memiliki kompetensi teknis dalam pengadaan.
Berdasarkan Perpres Nomor 46 Tahun 2025 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, Pejabat Pengadaan merupakan pihak yang ditunjuk oleh PA/KPA untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa melalui metode Pengadaan Langsung, Penunjukan Langsung, atau metode lain sesuai nilai dan ketentuan yang berlaku.
Keberadaan Pejabat Pengadaan menjadi solusi efektif untuk proses pengadaan skala kecil agar tidak terlalu birokratis, namun tetap dalam koridor hukum dan etika yang tinggi.
Dasar Hukum Penunjukan Pejabat Pengadaan
Penetapan dan pengaturan tentang Pejabat Pengadaan diatur dalam beberapa regulasi penting, antara lain:
- Perpres Nomor 46 Tahun 2025 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
- Peraturan LKPP No. 4 Tahun 2024 tentang Perubahan Atas Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 12 Tahun 2021 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Melalui Penyedia.
- Permen PU, Permen Keuangan, atau regulasi sektoral lainnya, tergantung lingkup instansi.
Dari sisi struktur organisasi, Pejabat Pengadaan dapat berasal dari ASN yang memenuhi kualifikasi dan telah memiliki sertifikasi pengadaan barang/jasa. Penunjukannya harus tertuang dalam SK resmi dan berlaku selama periode tertentu atau sepanjang pengadaan yang dimaksud berlangsung.
Kriteria dan Kualifikasi Pejabat Pengadaan
Untuk menjadi Pejabat Pengadaan, terdapat sejumlah kriteria dan kualifikasi yang harus dipenuhi, sebagaimana ditentukan dalam Perpres 46 Tahun 2025 dan regulasi turunan lainnya. Beberapa persyaratan utama yang wajib dipenuhi antara lain:
- Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang ditunjuk oleh PA/KPA.
- Memiliki sertifikat kompetensi pengadaan barang/jasa pemerintah yang dikeluarkan oleh LKPP.
- Memahami prinsip-prinsip dasar pengadaan, seperti efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas.
- Memiliki integritas tinggi dan rekam jejak yang bersih dari pelanggaran etik atau hukum.
- Mampu menggunakan aplikasi SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik) secara efektif.
- Bersedia dan mampu melaksanakan tugas secara penuh dan independen.
Kualifikasi ini penting karena tanggung jawab Pejabat Pengadaan sangat besar, meskipun cakupan nilai pengadaannya relatif kecil. Kesalahan dalam pemilihan penyedia, penilaian dokumen, atau proses evaluasi dapat berakibat fatal dan merugikan negara.
Tugas dan Tanggung Jawab Pejabat Pengadaan
Pejabat Pengadaan memegang peranan krusial dalam menjamin keberhasilan proses pengadaan barang dan jasa pemerintah. Dalam pelaksanaannya, Pejabat Pengadaan harus menjalankan tugas dan tanggung jawab secara teliti, transparan, serta sesuai dengan prinsip-prinsip tata kelola pemerintahan yang baik. Berikut adalah uraian lengkap mengenai tugas dan tanggung jawab Pejabat Pengadaan:
Tugas Pejabat Pengadaan
Menyusun Dokumen Pengadaan yang Akurat dan Komprehensif
Pejabat Pengadaan bertugas menyiapkan dokumen pengadaan dengan memperhatikan kebutuhan pengguna serta spesifikasi teknis yang telah disepakati. Dokumen ini harus lengkap dan jelas agar dapat menjadi dasar proses pemilihan penyedia yang tepat dan tidak menimbulkan kerancuan di kemudian hari.
Melaksanakan Proses Pemilihan Penyedia Secara Efisien dan Transparan
Proses pemilihan penyedia harus dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, termasuk Perpres 46 Tahun 2025 dan aturan teknis lainnya. Pejabat Pengadaan wajib memastikan proses ini berjalan dengan prinsip transparansi, objektivitas, dan akuntabilitas, sehingga dapat menghindari praktik korupsi dan kolusi.
Mengumumkan Informasi Pengadaan secara Resmi dan Terbuka
Pengumuman pengadaan harus disampaikan melalui sistem resmi seperti SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik) atau LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik). Pengumuman ini bertujuan untuk membuka peluang yang adil bagi seluruh penyedia yang memenuhi syarat untuk ikut serta.
Melakukan Evaluasi Dokumen Penawaran secara Mendalam
Pejabat Pengadaan bertanggung jawab melakukan evaluasi terhadap seluruh dokumen penawaran yang masuk. Evaluasi ini mencakup aspek administrasi, teknis, dan harga. Kegiatan ini harus dilakukan secara objektif dan berdasarkan kriteria yang sudah ditentukan sebelumnya untuk mendapatkan penyedia terbaik.
Melakukan Klarifikasi dan Negosiasi Bila Diperlukan
Jika terdapat hal-hal yang perlu diklarifikasi dalam dokumen penawaran atau negosiasi harga dan teknis untuk mendapatkan hasil yang optimal, Pejabat Pengadaan harus melaksanakan proses tersebut dengan profesional dan sesuai regulasi.
Menetapkan dan Mengumumkan Penyedia yang Memenuhi Syarat
Setelah evaluasi selesai, Pejabat Pengadaan harus menetapkan penyedia yang memenuhi syarat dan layak sebagai pemenang. Keputusan ini harus didokumentasikan dalam berita acara hasil pengadaan yang sah dan transparan.
Menyusun dan Menyampaikan Laporan Akhir Pengadaan
Pejabat Pengadaan wajib menyusun laporan akhir yang merinci seluruh proses pengadaan yang telah dijalankan. Laporan ini disampaikan kepada PA/KPA sebagai bahan pertanggungjawaban dan dokumentasi resmi.
Tanggung Jawab Pejabat Pengadaan
Menjamin Keabsahan dan Akurasi Proses Pengadaan
Pejabat Pengadaan bertanggung jawab memastikan bahwa seluruh proses pengadaan telah dilaksanakan dengan benar, valid, dan sesuai ketentuan yang berlaku. Hal ini penting untuk menjaga kepercayaan publik dan menghindari potensi sengketa di kemudian hari.
Menjaga Netralitas dan Profesionalisme
Dalam setiap tahap pengadaan, Pejabat Pengadaan harus menjaga sikap netral tanpa keberpihakan kepada pihak manapun. Profesionalisme harus selalu dijunjung tinggi agar proses pengadaan berjalan adil dan tidak diskriminatif.
Mematuhi Peraturan Perundang-undangan dan Etika Pengadaan
Pejabat Pengadaan wajib mematuhi seluruh regulasi yang mengatur pengadaan barang/jasa pemerintah serta menjalankan etika profesi yang berlaku. Kepatuhan ini merupakan fondasi utama agar pengadaan berjalan lancar dan sah secara hukum.
Menghindari Konflik Kepentingan dan Tindakan Merugikan Negara
Pejabat Pengadaan harus menghindari segala bentuk konflik kepentingan yang dapat mempengaruhi objektivitas pengambilan keputusan. Selain itu, dilarang keras melakukan tindakan yang dapat merugikan negara, seperti korupsi, kolusi, atau gratifikasi.
Bertanggung Jawab Secara Hukum dan Administratif
Semua keputusan dan tindakan Pejabat Pengadaan selama proses pengadaan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum dan administratif. Jika terbukti melakukan pelanggaran, Pejabat Pengadaan dapat dikenakan sanksi sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Menjaga Keamanan dan Kerahasiaan Dokumen Pengadaan
Pejabat Pengadaan wajib menjaga keamanan dokumen dan informasi pengadaan dari akses atau penyebaran yang tidak berwenang. Kerahasiaan ini penting untuk menjaga integritas proses dan melindungi data penyedia.
Dengan memahami dan melaksanakan secara sungguh-sungguh tugas dan tanggung jawab Pejabat Pengadaan, proses pengadaan barang/jasa pemerintah dapat berjalan dengan lancar, transparan, dan berintegritas. Hal ini pada akhirnya akan mendukung pencapaian tujuan pembangunan nasional dan meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap tata kelola pemerintahan.
Tanggung Jawab Moral Pejabat Pengadaan
Selain tanggung jawab administratif, Pejabat Pengadaan juga memikul tanggung jawab moral dan hukum yang tidak ringan. Setiap keputusan yang diambil harus didasarkan pada prinsip keadilan, kepatuhan terhadap peraturan, dan integritas pribadi.
Secara hukum, Pejabat Pengadaan dapat dimintai pertanggungjawaban apabila terbukti melakukan:
- Penyalahgunaan wewenang
- Kolusi atau gratifikasi dalam proses pemilihan penyedia
- Kelalaian dalam evaluasi yang menimbulkan kerugian negara
- Pemalsuan dokumen pengadaan atau manipulasi hasil
Sanksi bagi pelanggaran tersebut dapat berupa sanksi administratif, disiplin kepegawaian, hingga sanksi pidana sesuai dengan UU Tipikor. Oleh sebab itu, setiap Pejabat Pengadaan harus memiliki kesadaran penuh akan tanggung jawab yang melekat pada posisinya.
Secara moral, integritas Pejabat Pengadaan menjadi contoh dan barometer dalam pelaksanaan pengadaan di instansinya. Apabila seorang Pejabat Pengadaan mampu menjalankan tugas dengan jujur dan adil, maka kepercayaan publik terhadap proses pengadaan akan meningkat.
Batasan Kewenangan dan Larangan yang Harus Dipatuhi
Perpres 46 Tahun 2025 dan aturan turunannya juga secara tegas mengatur batasan kewenangan Pejabat Pengadaan. Mereka tidak diperkenankan untuk:
- Mengubah dokumen pengadaan tanpa persetujuan PA/KPA
- Menerima gratifikasi dari penyedia
- Menunjuk langsung penyedia tanpa proses pengadaan
- Memberikan informasi eksklusif kepada salah satu peserta
- Melakukan evaluasi di luar waktu yang ditetapkan
Selain itu, Pejabat Pengadaan juga tidak boleh terlibat dalam proses apabila terdapat konflik kepentingan, baik langsung maupun tidak langsung, seperti hubungan keluarga dengan salah satu penyedia.
Larangan ini penting untuk menjaga netralitas dan objektivitas dalam pengambilan keputusan. Setiap pelanggaran terhadap batasan ini berpotensi merusak integritas proses pengadaan dan membuka celah terjadinya praktik korupsi.
Penutup
Menjadi Pejabat Pengadaan bukanlah tugas ringan. Diperlukan kombinasi antara pengetahuan teknis, integritas moral, dan keberanian mengambil keputusan yang adil. Dalam pelaksanaannya, Pejabat Pengadaan menjadi perpanjangan tangan negara dalam menjaga kualitas belanja publik.
Dengan memahami secara menyeluruh tugas dan tanggung jawab Pejabat Pengadaan, diharapkan seluruh pihak yang terlibat dalam sistem pengadaan dapat bekerja secara sinergis dan profesional. Dalam jangka panjang, profesionalisme ini akan memperkuat kepercayaan masyarakat terhadap proses pengadaan, serta menjamin bahwa setiap rupiah anggaran negara benar-benar digunakan untuk sebesar-besarnya kepentingan publik.
Jika Anda ingin terus memperdalam pengetahuan seputar pengadaan seperti tugas dan tanggung jawab Pejabat Pengadaan, mengikuti tender, atau memahami dinamika hukum dan teknis di lapangan, Tenderkita.com siap menjadi mitra belajar dan referensi terpercaya Anda. Kami hadir dengan artikel, panduan, berita terkini, dan fitur pencarian tender yang mudah digunakan.
Kunjungi tenderkita.com sekarang dapatkan artikel lainnya seperti Tugas dan Tanggung Jawab Pejabat Pengadaan, dan bangun fondasi pengetahuan pengadaan Anda dengan sumber yang tepat, lengkap, dan profesional.
