Kesalahan pengadaan barang/jasa sering terjadi di instansi pemerintah dan swasta. Pelajari jenis, penyebab, dan cara mencegah kesalahan pengadaan secara profesional dan terstruktur.Pengadaan barang dan jasa merupakan salah satu proses krusial dalam penyelenggaraan pemerintahan maupun kegiatan bisnis di sektor swasta.
Jika dilakukan dengan tepat, pengadaan dapat mendorong efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas. Namun, kenyataannya, banyak sekali kesalahan pengadaan barang/jasa yang terjadi di lapangan, baik secara administratif, teknis, maupun substansi hukum.
Kesalahan pengadaan barang/jasa bukan hanya berdampak pada kegagalan proyek atau pemborosan anggaran, tetapi juga bisa berujung pada masalah hukum dan reputasi institusi. Oleh karena itu, penting bagi setiap pihak yang terlibat—baik sebagai penyedia maupun pengguna jasa—untuk memahami apa saja bentuk kesalahan yang umum terjadi dan bagaimana cara menghindarinya secara sistematis.
Artikel ini membahas secara mendalam berbagai jenis kesalahan pengadaan barang/jasa, penyebab utama, strategi konkret untuk mencegahnya, hingga studi kasus nyata.
Jenis Kesalahan dalam Pengadaan Barang/Jasa
1. Kesalahan Administratif
Kesalahan administratif merupakan jenis kesalahan paling umum yang sering terjadi dalam proses pengadaan, terutama pada tahap awal dan tahap verifikasi dokumen. Contohnya meliputi:
- Dokumen penawaran tidak lengkap atau tidak sesuai format
- Kesalahan dalam mengisi formulir isian kualifikasi
- Tidak melampirkan dokumen legalitas seperti SIUP, NPWP, atau SBU yang masih berlaku
- Salah memasukkan harga penawaran
Kesalahan seperti ini tampak sepele, tetapi bisa langsung menggugurkan penawaran dari peserta, meskipun mereka memiliki kualifikasi dan pengalaman terbaik.
2. Kesalahan Teknis
Kesalahan teknis biasanya terjadi dalam tahapan evaluasi teknis, pelaksanaan kontrak, atau serah terima hasil pekerjaan. Beberapa contohnya adalah:
- Spesifikasi teknis tidak sesuai kebutuhan
- Ketidaksesuaian antara dokumen teknis dengan pelaksanaan lapangan
- Volume pekerjaan tidak dihitung secara akurat
- Material dan peralatan tidak sesuai standar mutu
Kesalahan teknis seringkali menjadi sumber sengketa antara penyedia dan pengguna jasa karena berdampak langsung pada kualitas hasil akhir.
3. Kesalahan Substansi Hukum
Kesalahan ini biasanya bersumber dari ketidaktahuan atau kekurangcermatan dalam memahami regulasi, baik Perpres No. 12 Tahun 2021 dan perubahannya menjadi Perpres No. 46 Tahun 2025 maupun peraturan turunan lainnya. Contohnya:
- Pemilihan metode pengadaan yang tidak sesuai nilai paket
- Melakukan penunjukan langsung tanpa alasan yang sah
- Pembuatan dokumen pemilihan yang tidak sesuai ketentuan
- Kontrak kerja tanpa evaluasi risiko atau tidak mencantumkan pasal penalti
Kesalahan dalam aspek hukum bisa menjadi temuan BPK, KPK, bahkan berujung pada proses hukum jika menimbulkan kerugian negara.
Penyebab Umum Terjadinya Kesalahan Pengadaan
Kurangnya Pemahaman Regulasi
Banyak pelaku pengadaan—termasuk pejabat pembuat komitmen (PPK) maupun panitia pengadaan—yang belum memahami secara utuh isi dan semangat regulasi pengadaan barang/jasa pemerintah. Ini menyebabkan keputusan yang diambil menjadi kurang tepat dan melenceng dari ketentuan.
Tidak Adanya Perencanaan yang Matang
Sering kali, proses pengadaan dilakukan dengan terburu-buru karena mengejar waktu atau menyesuaikan dengan anggaran yang akan segera tutup. Akibatnya, perencanaan kebutuhan, spesifikasi teknis, hingga rencana anggaran biaya tidak disusun secara matang.
Minimnya Pelatihan dan Pengembangan Kapasitas
Sebagian besar kesalahan pengadaan barang/jasa juga disebabkan karena keterbatasan kapasitas SDM. Banyak pejabat pengadaan tidak pernah mengikuti pelatihan yang cukup, atau tidak pernah diperbarui pemahamannya sesuai dengan perubahan regulasi.
Tekanan Kepentingan
Tidak bisa dimungkiri, dalam beberapa kasus, pengadaan dilakukan bukan semata-mata berdasarkan prinsip efisiensi dan efektivitas, tetapi karena tekanan dari kepentingan tertentu. Hal ini bisa membuat proses pengadaan menyimpang dari prosedur, berujung pada kesalahan fatal.
Dampak Kesalahan Pengadaan Barang/Jasa
Kesalahan pengadaan barang/jasa dapat menimbulkan berbagai konsekuensi serius, tidak hanya berdampak pada penyelenggaraan proyek, tetapi juga terhadap institusi dan publik secara luas. Berikut uraian dampak yang paling umum terjadi:
1. Kegagalan Proyek
Kesalahan dalam perencanaan, spesifikasi teknis, atau pemilihan penyedia dapat mengakibatkan mutu pekerjaan yang jauh dari harapan. Proyek bisa gagal mencapai target output dan outcome yang telah direncanakan. Misalnya, jalan yang dibangun cepat rusak atau fasilitas publik yang tidak dapat digunakan sebagaimana mestinya karena kualitas material buruk atau pekerjaan tidak sesuai standar.
2. Kerugian Negara Akibat Pemborosan Anggaran
Ketika proses pengadaan tidak dilakukan secara efisien, maka anggaran negara atau perusahaan bisa terbuang sia-sia. Pemborosan ini bisa dalam bentuk kelebihan pembayaran, duplikasi pekerjaan, pengadaan barang yang tidak diperlukan, atau penunjukan penyedia dengan harga tak wajar. Semua ini berkontribusi pada tergerusnya efektivitas penggunaan dana publik.
3. Temuan Audit dan Sanksi Administratif
Kesalahan pengadaan sering menjadi objek temuan dalam audit BPK, BPKP, atau inspektorat. Hasil audit tersebut bisa menghasilkan rekomendasi yang harus ditindaklanjuti, bahkan dapat memicu sanksi administratif seperti pengembalian dana, teguran tertulis, pembebasan jabatan, atau evaluasi ulang terhadap proyek yang sedang berjalan.
4. Proses Hukum dan Risiko Pidana
Dalam kasus yang lebih serius, kesalahan pengadaan—terutama jika mengarah pada indikasi penyalahgunaan wewenang, markup harga, atau pengaturan tender—dapat menyeret pelaku ke ranah hukum. Banyak pejabat, PPK, atau penyedia yang harus menghadapi proses hukum, baik secara perdata maupun pidana, dan tidak jarang berujung pada vonis korupsi serta pemidanaan.
5. Menurunnya Kepercayaan Publik dan Reputasi Institusi
Reputasi lembaga sangat bergantung pada integritas dan profesionalisme dalam mengelola anggaran. Kesalahan pengadaan yang terjadi berulang kali dapat menyebabkan penurunan kepercayaan publik. Masyarakat menjadi skeptis terhadap transparansi proses belanja negara, dan hal ini berdampak pada legitimasi institusi serta kesulitan dalam menjalin kemitraan jangka panjang.
Dampak tersebut menunjukkan betapa pentingnya upaya pencegahan sejak dini terhadap kesalahan pengadaan barang/jasa.
Cara Mencegah Kesalahan Pengadaan Barang/Jasa
Tingkatkan Literasi dan Pelatihan Pengadaan
Lembaga dan instansi perlu rutin memberikan pelatihan dan sosialisasi peraturan pengadaan kepada seluruh SDM yang terlibat. Pelatihan teknis seperti penyusunan spesifikasi, evaluasi penawaran, hingga kontraktual harus menjadi agenda rutin.
Gunakan Perencanaan Berbasis Kebutuhan Nyata
Setiap proses pengadaan harus diawali dengan perencanaan yang baik. Gunakan pendekatan berbasis kebutuhan dan studi kelayakan teknis untuk memastikan bahwa pengadaan benar-benar dibutuhkan, efisien, dan sesuai kemampuan anggaran.
Implementasi Teknologi dan E-Procurement
Sistem seperti LPSE dan SPSE harus dimanfaatkan secara optimal untuk mengurangi campur tangan manusia, meningkatkan transparansi, dan meminimalkan kesalahan manual. Selain itu, pengembangan dashboard monitoring real-time sangat membantu dalam pengawasan.
Audit Internal dan Evaluasi Berkala
Instansi perlu memiliki sistem audit internal yang aktif dan mandiri. Evaluasi pengadaan secara berkala dapat membantu mendeteksi potensi kesalahan lebih awal dan memperbaikinya sebelum menjadi temuan.
Pengawasan Independen
Pelibatan pengawasan oleh APIP, BPKP, atau inspektorat sangat penting dalam menjaga integritas proses pengadaan. Selain itu, lembaga pengadaan juga harus membuka ruang partisipasi publik dalam pengawasan.
Studi Kasus Kesalahan Pengadaan
Studi Kasus 1: Dokumen Penawaran Tidak Sah
Pada suatu proyek pengadaan pembangunan jalan senilai Rp 5 miliar, salah satu peserta dengan harga terendah digugurkan hanya karena lupa menandatangani surat penawaran. Akibatnya, penyedia dengan harga lebih tinggi ditetapkan sebagai pemenang. Ini berdampak pada potensi pemborosan anggaran hingga ratusan juta rupiah, padahal bisa dihindari jika tim pengadaan atau peserta lebih teliti.
Studi Kasus 2: Kesalahan Volume dalam RAB
Sebuah instansi pemerintah daerah melakukan pengadaan pembangunan gedung sekolah. Setelah selesai dikerjakan, ditemukan adanya selisih volume pekerjaan yang cukup besar antara perencanaan dan pelaksanaan. Hal ini menyebabkan kelebihan pembayaran dan menjadi temuan BPK.
Studi Kasus 3: Penunjukan Langsung Tanpa Dasar
Dalam kasus lain, sebuah pengadaan jasa konsultansi dilakukan dengan penunjukan langsung, padahal nilainya melebihi batas yang diperbolehkan. Alasan yang digunakan tidak memenuhi kriteria keadaan tertentu. Ini kemudian menjadi permasalahan hukum yang melibatkan pihak-pihak internal.
Kesimpulan
Kesalahan pengadaan barang/jasa adalah hal yang sering terjadi namun sangat bisa dihindari. Memahami akar penyebab dan jenis-jenis kesalahan yang umum merupakan langkah awal menuju pengadaan yang lebih profesional, efisien, dan akuntabel.
Dengan perencanaan matang, pelatihan SDM, pemanfaatan teknologi, serta pengawasan yang kuat, instansi pemerintah dan pelaku swasta dapat mewujudkan pengadaan yang berkualitas, minim risiko, dan berdampak nyata bagi pembangunan.
Ingatlah bahwa kualitas pengadaan bukan hanya soal harga terendah, tetapi bagaimana proses dijalankan dengan baik, tanpa kesalahan, dan hasilnya dapat dipertanggungjawabkan.
Bagi Anda yang terlibat dalam dunia pengadaan terutama yang mencari artikel Kesalahan pengadaan barang/jasa—sebagai pelaku usaha, pejabat pengadaan, atau pengamat kebijakan—akses terhadap informasi yang akurat dan terkini sangatlah penting. Di sinilah Tenderkita.com hadir sebagai solusi terpercaya. Kami menyediakan konten edukatif, update tender terbaru, serta panduan lengkap seputar pengadaan barang dan jasa yang dirancang untuk mempermudah Anda memahami dinamika proses pengadaan secara menyeluruh.
Jangan sampai Kesalahan pengadaan barang/jasa menjadi penghalang kesuksesan Anda. Kunjungi tenderkita.com hari ini, dan temukan informasi pengadaan yang relevan, jelas, dan bermanfaat untuk mendukung langkah Anda di dunia tender yang kompetitif.
